CIRCULAR 0012 DE 2021

(julio 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

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Respetados:

Es necesario recordar a los destinatarios de la presente circular, dar estricta aplicación a los principios que rigen la contratación estatal en todos los procesos a su cargo, atendiendo de manera especial que a través de la función contractual y como objetivo específico de ésta, se persigue la satisfacción de las necesidades de la entidad y que en consecuencia, éste fin sólo se garantiza en la medida que desde la estructuración y consolidación de los estudios previos se delimite adecuadamente: el objeto, el alcance, las obligaciones y su plazo de cumplimiento, la distribución de recursos y forma de pago, entre otros.

De esta forma se reitera que, según la normativa aplicable y el Manual de Contratación vigente, en la etapa precontractual se enmarcan todas aquellas gestiones y actividades necesarias para la correcta planeación e identificación de necesidades misionales y contempla todas las gestiones y trámites administrativos para la celebración de los contratos o convenios. Por lo tanto, es imprescindible asignar especial énfasis a la aplicación del principio de planeación de obligatoria atención por la entidad, tal como se indica en nuestro Manual de Contratación 2021, en los siguientes términos:

“Toda la gestión contractual del Ministerio/Fondo Único de TIC, parte de un ejercicio obligatorio de planeación que pretende identificar la necesidad, la oportunidad, la pertinencia de la contratación y buscar el cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades de la Entidad. Este principio consiste en que cada una de las etapas del proceso de adquisición de bienes, obras y servicios esté enmarcada en los factores de eficiencia gobernados por la calidad, la entrega oportuna de la información y la ejecución de cada etapa conforme los cronogramas o plazos previstos para su realización. De otro lado, pretende evitar la improvisación en la selección del contratista, la suscripción, ejecución y liquidación del contrato”.

Ahora bien, en dicho marco y en lo que corresponde a los compromisos presupuestales asociados a los contratos y/o convenios, se debe atender por una parte al principio de anualidad del presupuesto; y por otra, que los plazos establecidos para el cumplimiento de las obligaciones, prestaciones y/o compromisos derivados de estos, sean correlativos con la programación realizada, atendiendo las actividades requeridas para la adquisición de los bienes o servicios a proveer por los contratistas o aliados, de forma que, se garantice la adecuada gestión de vigilancia, seguimiento y control a cargo de la entidad, bien sea a través de la supervisión y/o de la interventoría destinada para tal efecto, mitigando los eventuales riesgos que se puedan presentar en la etapa contractual, al igual que de manera específica con la disponibilidad respectiva al interior del Plan Anualizado de Caja (PAC).

Por lo expuesto, agradecemos a las diferentes áreas dar cumplimiento a cada una de las acciones que permiten realizar una adecuada planeación de los procesos de selección contractual de cara a la satisfacción de las necesidades del servicio identificadas por la entidad.

Cordialmente,

ADRIANA VANESSA MEZA CONSUEGRA

Secretaria General