CIRCULAR 4 DE 2021

(enero 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Apreciados servidores públicos y contratistas,

Divulgamos para su conocimiento, el Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo vigencia 2021, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución No. 312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, en los cuales se establece el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus respectivos estándares, para todos los empleadores públicos y privados.

El plan fue estructurado teniendo en cuenta el sondeo de necesidades manifestadas por el personal y las recomendaciones que resultaron de la revisión realizada por la Administradora de Riesgos Laborales ARL Positiva, en el mes de diciembre de 2020.

Con las actividades planteadas seguiremos contribuyendo al mejoramiento de la Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo un entorno de prevención y promoción de seguridad, salud y estilos de vida saludable para todos los servidores y contratistas del Ministerio.

Cordialmente,

ADRIANA VANESSA MEZA CONSUEGRA

Secretaria General

ANEXO.

PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021

PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG - SST
OBJETIVOS
*Documentar, Implementar y mantener las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019 de los estándares mínimos del SG-SST con el fin de garantizar la gestión frente a los accidentes de trabajo y enfermedades laborales en el Ministerio TIC.
*Planificar las actividades para lograr los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Ministerio TIC, para la protección y promoción de la salud de los funcionarios, en cumplimiento de la normatividad y políticas institucionales
META	INDICADOR
Cumplir entre el 90% y 100% de las actividades programadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para la vigencia.	(Actividades de seguridad y salud en el trabajo contempladas en el Plan ejecutadas / Total de actividades contempladas en el Plan) x 100
RESPONSABLES
Subdirección para la Gestión del Talento Humano
CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	TRIMESTRE	RECURSOS	RESPONSABLE
		1	2	3	4
AUTOEVALUACIÓN	Generar evaluación inicial del SG - SST 2021 Autoevaluación realizada por la Entidad con el fin de identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo para establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente	X			Propio		Encargado SST
PLAN DE TRABAJO	Generar firma de aprobación del plan de trabajo del SGSST año 2021	X			Propio		Subdirector para la Gestión del Talento Humano
POLITICA	Publicar Política en Seguridad y Salud en el Trabajo » Publicada en el lugar de trabajo y es accesible para todas las partes interesadas	X			Propio		Encargado SST
Divulgar Política en Seguridad y Salud en el Trabajo Registros de su divulgación a todos los trabajadores		Permanente en cada inducción, capacitación	Propio	Encargado SST
Generar la revisión de la Política actual, teniendo en cuenta su periodicidad anual				X		Propio	Encargado SST
PROGRAMA ESTILOS DE VIDA SALUDABLE	Implementación programa de estilos de vida saludable, riesgo cardiovascular, salud visual e incluyendo los aspectos relacionados con la prevención del consumo de tabaco, alcohol y drogas	X				Propio - ARL	Encargado SST
I		Funcionarios: Reporte de condiciones de salud de la IPS contratada	X			Propio - ARL		Encargado SST
		Determinar principales diagnósticos encontrados en exámenes médicos ocupacionales	X				Propio - ARL	Encargado SST
		Ausentismo e Incapacidades: Análisis de diagnósticos	X				Propio - ARL	Encargado SST
II		Análisis y clasificación de la información con profesional de la ARL	X				Propio - ARL	Encargado SST
		Agrupar población de acuerdo con nivel de riesgo	X				Propio - ARL	Encargado SST
		Determinar actividades y generar un cronograma	X				Propio - ARL	Encargado SST
		Sensibilización	cada mes	Propio - ARL	Encargado SST
III		Seguimiento a resultado de indicadores de cobertura, eficacia	cada mes	Propio - ARL	Encargado SST
IV		Acciones de mejora	Cuando aplique según resultados de indicadores	Propio - ARL	Encargado SST
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD	Implementación Resolución 882 de 2020, ejecución de controles, diseño e implementación de nuevos requisitos según normativa aplicable	cada mes	Propio	Encargado SST
REPORTE CONDICIONES	Ampliar la matriz de seguimiento a condiciones reportadas, incluyendo nuevos indicadores y evidenciando la eficacia de las medidas tomadas	cada mes	Propio	Encargado SST
I		Análisis de indicador cobertura, eficacia	cada seis meses	Propio	Encargado SST
II		Acciones de mejora	Cuando aplique según resultados de indicadores	Propio	Encargado SST
REPORTE INCIDENTES	Generar campañas de divulgación y sensibilización para el reporte y consolidación de incidentes	En el marco de la Semana de la Salud	Propio	Encargado SST
I		Consolidado de incidentes reportados	cada mes	Propio	Encargado SST
II		Análisis de indicador cobertura, eficacia	cada mes	Propio	Encargado SST
III		Acciones de mejora	Cuando aplique según resultados de indicadores	Propio	Encargado SST
PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL	I	Desarrollar capacitaciones para el Comité en los siguientes temas: Riesgo Psicosocial, Ley 1010, Funcionamiento del comité	Cuando aplique según las reuniones del Comité	Propio	Encargado SST
RENDICION CUENTAS	Ejecutar un ejercicio anual de rendición de cuentas (resultados del SGSST) ante la alta dirección del Ministerio	X			Propio		Encargado SST
ACTUALIZACION MATRIZ DE PELIGROS - TELETRABAJO	Evidenciar la participación de trabajadores de todos los niveles y teletrabajadores en la identificación y valoración de riesgos, tomando como base la metodología establecida en la Entidad			X	Propio		Encargado SST
Interno		Definir el formato para reportar peligros y su aplicación virtual			X	Propio		Encargado SST
		Aplicación del formato			X	Propio		Encargado SST
		Tabular información			X	Propio		Encargado SST
		Actualizar matriz			X	Propio		Encargado SST
		Publicar resultado			X	Propio		Encargado SST
Externo		Definir el formato para reportar peligros y su aplicación virtual			X	Propio		Encargado SST
		Aplicación			X	Propio		Encargado SST
		Tabular información			X	Propio		Encargado SST
		Actualizar matriz			X	Propio		Encargado SST
		Publicar resultado			X	Propio		Encargado SST
INDICADORES	Seguimiento de Indicadores según frecuencia de medición	Cada mes	Propio	Encargado SST
COPASST	Diseñar cronograma de actividades 2021 (cronograma de investigaciones, programa de inspecciones planeadas y no planeadas)	X			Propio		Encargado SST
Divulgación cronograma		X			Propio		Encargado SST
INSPECCIONES	Diseñar cronograma de inspecciones (Instalaciones, elementos en caso de emergencias)	X				Propio	Encargado SST
CAPACITACIÓN	Diseñar e implementar el plan de capacitación de SST Fuente (Principales peligros, causas de accidentes, causas de ausentismo, Dx. condiciones de salud, salud pública, últimos requisitos legales aplicables)	X			Propio		Encargado SST
REVISIÓN REQUISITOS SST EXTERNOS - TERCEROS	Revisar e implementar funciones y responsabilidades en SST (Contratistas Externos) Revisión funciones y responsabilidades contratistas externos Asegurar con la oficina de Contratación, la inclusión de los requisitos legales relacionados con SST, en los contratos que se celebren por la Entidad, según Resolución 0312 del Mintrabajo	X	X			Propio	Encargado SST
MEDICIONES AMBIENTALES	Planear y desarrollar mediciones ambientales enfocadas en iluminación	X				Propio	Encargado SST
EPP	Incluir dentro de la verificación del uso, reposición y características técnicas de los elementos de protección personal a los subcontratistas	X				Propio	Encargado SST
I		A través de la Coordinación de Gestión de Servicios Administrativos, solicitar formalmente a cada subcontratista las evidencias de uso, reposición y características técnicas de los EPP entregados a este personal	X				Propio	Encargado SST
AUDITORIAS	Generación, seguimiento y cierre de acciones resultantes auditoria al SGSST 2019	X			Propio		Encargado SST
Gestionar auditoria al SGSST, por parte de proveedor de la ARL con la competencia para el tema Planificación de la auditoria con el COPASST				X		Propio	Encargado SST
REVISION POR LA ALTA DIRECCION	Presentar a la Alta Dirección los resultados de la implementación del plan SGSST de la vigencia anterior	X			Propio		Encargado SST
Presentar a la Alta Dirección los resultados de la implementación del plan SGSST de la vigencia presente				X		Propio	Encargado SST
PROCEDIMIENTOS	Divulgar el plan de trabajo anual 2021 en SST: Con objetivos, metas, responsabilidades, recursos, cronograma y firmado por Representante Legal	X			Propio		Encargado SST
Establecer recursos del SG - SST Implementación y publicación del registro de seguimiento a los recursos para la implementación y mantenimiento del SG-SST.		X			Propio		Encargado SST
PERFILES DE CARGOS	Informar al proveedor de exámenes médicos los perfiles de cargos con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor respectiva.	X			Propio		Encargado SST
ACTUALIZACION MATRIZ LEGAL	Implementar procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos normativos aplicables: » Implementar y divulgar procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otra índole en SST aplicables en el MINTIC	X				Propio	Encargado SST
I		Revisión y actualización periódica de matriz de requisitos legales	cada mes	Propio	Encargado SST
II		Planes de acción resultado de la verificación al cumplimiento de los requisitos legales en SST	Cuando aplique según verificación	Propio	Encargado SST
PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
III		Comunicación de información pertinente de los requisitos normativos aplicables en SST a las personas del MINTIC y partes interesadas pertinentes - Sensibilización	Cuando aplique según verificación	Propio	Encargado SST
MANTENIMIENTO Y EQUIPOS / ALTURAS	Apoyar la implementación del programa de mantenimiento de instalaciones y equipos Plan de trabajo (cronograma con evidencias de ejecución) en aspectos de SST	cada mes	Propio	Encargado SST
Implementación Programa de Gestión Trabajo en Alturas		cada mes	Propio	Encargado SST
PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO	Revisión anual, actualización de acuerdo con los aspectos identificados	X	X			Propio	Encargado SST
BRIGADA EMERGENCIAS	Convocatoria y entrenamiento nuevos y antiguos brigadistas (según plan de capacitación con ARL y demás entidades)	cada mes	Propio	Encargado SST
Afianzar control de visitantes, inclusión de información a requerir de dicha población (celular en caso de emergencia, EPS y ARL) Generar base de datos con información en caso de emergencias para población de planta y contratista		X				Propio	Encargado SST
Actualizar video de normas de seguridad para el auditorio y salas de capacitación		X				Propio	Encargado SST
MIG	Diseño e implementación Sistema de Gestión SST bajo lineamientos ISO 45001:2018 Vincular en el procedimiento actual los elementos aplicables de SST - Generación de acciones de acuerdo con: cumplimiento de objetivos, intervención de riesgos, resultados de auditorías, recomendaciones por trabajadores o COPASST, resultados de programas de gestión de promoción y prevención, cambios de legislación y resultados de revisión por la dirección.	Cada mes según plan de trabajo de implementación del SIG	Propio	Encargado SST
COMPETENCIAS SST	Evaluar las competencias de SST Mecanismo o procedimiento para evaluar las competencias de SST de todos los trabajadores Evaluaciones en Inducción, Capacitaciones SST, Brigadistas, COPASST			X		Propio	Encargado SST
INDUCCION SST	Revisión presentación de la inducción (modulo Universidad Corporativa)	X			Propio		Encargado SST
Generar evaluaciones y listados de asistencia		cada mes	Propio	Encargado SST
TAREAS CRITICAS	Implementar normas y estándares de seguridad Divulgación de normas (Desplazamiento seguro por pasillos y áreas comunes) y estándares de seguridad (Trabajo en alturas, manipulación de sustancias químicas y seguridad para desplazamientos en misión, participación en entrenamientos y eventos deportivos)	Periódicamente de acuerdo con la ejecución de las actividades involucradas	Propio - ARL	Encargado SST
PVE -DME	Implementar programa de vigilancia epidemiológica (PVE de desórdenes musculo esqueléticos) - Prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones de trabajo remoto en casa: Talleres virtuales de prevención de alteraciones Osteomusculares y articulares - Inspecciones a puestos de trabajo y ergonomía - Reporte de estado de salud (presencial y virtual) - Charla mensual de 1 hora con TIPS de hábitos de vida saludable: Nutrición, actividad física y su relación con las patologías o alteraciones metabólicas. - Pausas activas, ejercicio durante la jornada laboral, tips sobre cómo debe ser el lugar de trabajo: Sesiones semanales con rutinas de pausas virtuales. 2 sesiones de 15 minutos (asistencia libre) - Verificación de las condiciones para el teletrabajo (puesto de trabajo, factores físicos, ambientales, tecnológicos, etc) capacitaciones de ARL- afianzamiento de pausas activas- protección y cuidado de accidentes laborales y en casa. - Programa de acondicionamiento físico para personas con comorbilidades Indicadores y análisis Planes de acción de mejora	cada mes	Propio - ARL	Encargado SST - Fisioterapeuta ARL
PSICOSOCIAL	I	Plan de intervención	De acuerdo al Plan de Bienestar y Plan de trabajo con la ARL	Propio - ARL	Psicologa Esp. En SO - Profesional ARL
II		Actividades de intervención	Propio - ARL		Psicologa Esp. En SO - Profesional ARL
SEGURIDAD VIAL	Apoyar la implementación del plan estratégico de seguridad vial Apoyo en la implementación, cronograma 2021	cada mes	Propio	Encargado SST
I		Cronograma Capacitaciones - (Intermediario de seguros, ARL)	cada mes	Propio	Encargado SST
Seguimiento Biciusuarios		cada mes	Propio	Encargado SST
ACTIVIDADES ENMARCADAS BAJO EL PLAN DE	I	Día mundial de la seguridad y salud en el trabajo	X				Propio - ARL	Encargado SST - Profesionales ARL
II		Semana de la seguridad y salud en el trabajo	X				Propio - ARL - Caja de Compensación	Encargado SST - Profesionales ARL
III		Día nacional de la salud en el mundo del trabajo			X	Propio - ARL		Encargado SST - Profesionales ARL
IV		Día mundial del corazón - prevención de enfermedades cardiovasculares			X	Propio - ARL		Encargado SST - Profesionales ARL
PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
V		Día mundial del lavado de manos			X		Propio - Caja de Compensación	Encargado SST - Profesionales Caja de Compensación
VI		Día Internacional Contra el Cáncer de Seno			X		Propio - Colsanitas	Encargado SST - Profesionales Colsanitas
VII		Programa de Acondicionamiento Físico - Gimnasio	cada mes	Caja de Compensación	Encargado SST - Profesionales Colsanitas
PROCESOS DE CONTRATACION	Proceso de contratación para Exámenes Médicos	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
I		Generación de documentos iniciales	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
II		Radicación en contratación - Proceso respectivo	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
Proceso de contratación para área protegida		X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
I		Generación de documentos iniciales	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
II		Radicación en contratación - Proceso respectivo	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
Proceso de contratación para Elementos de Bioseguridad - Brigada		X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
I		Generación de documentos iniciales	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
II		Radicación en contratación - Proceso respectivo	X			Propio		Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
Proceso de medición de riesgo psicosocial		X				Propio	Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
I		Generación de documentos iniciales	X				Propio	Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
II		Radicación en contratación - Proceso respectivo	X				Propio	Encargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
AFILIACIONES	Afiliaciones ARL personal planta y contratista	cada mes	Propio	Encargado SST
INCAPACIDADES	Radicación y seguimiento en ARL al trámite de incapacidades por AT / EL	cada vez que aplique	Propio	Encargado SST
AUTORIZACIONES
NOMBRE		FECHA	CARGO
Elaboró	Alfonso Anibal Bendek	Subdirector para la Gestión del Talento Humano- Encargado SST
Revisó	Alfonso Anibal Bendek	Subdirector para la Gestión del Talento Humano
Aprobó	Adriana Vanessa Meza Consuegra	Secretaria General
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
PLAN SST 2021 Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo:20210129-182817-0760f2-62565511	Creación:2021-01-29 18:28:17
Estado:Finalizado	Finalización: 2021-01-29 21:50:02	Escanee el código para verificación
Firma: SECRETARIA GENERAL ADRIANDA MEZA CONSUEGRA ameza@mintic.gov.co Secretaria General Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Firma: SUBDIRECTOR PARA LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ALFONSO ANIBAL BENDEK 1045702174 abendek@mintic.gov.coSubdirector para la Gestión del Talento Humano MINTIC Firma: SUBDIRECCIÓN PARA LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO- ENCARGADO DE SST ALFONSO ANIBAL BENDEK 1045702174 abendek@mintic.gov.coSubdirector para la Gestión del Talento Humano MINTIC
REPORTE DE TRAZABILIDAD
PLAN SST 2021 Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210129-182817-0760f2-62565511	Creación: 2021-01-29 18:28:17
Estado:Finalizado	Finalización: 2021-01-29 21:50:02	Escanee el código para verificación
TRAMITE	PARTICIPANTE	ESTADO	ENVIO, LECTURA Y RESPUESTA
Firma	ALFONSO ANIBAL BENDEK abendek@mintic.gov.co Subdirector para la Gestión del Talento Humano MINTIC	Aprobado	Env.: 2021-01-29 18:28:17 Lec.: 2021-01-29 18:29:57 Res.: 2021-01-29 18:30:30 IP Res.: 200.91.211.130
Firma	ALFONSO ANIBAL BENDEK abendek@mintic.gov.co Subdirector para la Gestión del Talento Humano MINTIC	Aprobado	Env.: 2021-01-29 18:30:30 Lec.: 2021-01-29 18:30:47 Res.: 2021-01-29 18:30:56 IP Res.: 200.91.211.130
Firma	Adriana Meza Consuegra ameza@mintic.gov.co Secretaria General Ministerio de Tecnologías de la Información y las Co	Aprobado	Env.: 2021-01-29 18:30:56 Lec.: 2021-01-29 18:46:01 Res.: 2021-01-29 21:50:02 IP Res.: 186.28.21.218