CIRCULAR 33 DE 2023

(diciembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

PARA: Abogados de la Dirección Jurídica encargados de la representación judicial del Ministerio / Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Coordinador GIT Procesos Judiciales y Extrajudiciales.

ASUNTOS: Lineamientos para la calificación del riesgo y cálculo de la obligación contingente de procesos judiciales.

Lineamientos para el reporte de las obligaciones contingentes en procesos judiciales para registro contable por parte de la subdirección financiera

Lineamientos para el reporte de información en el sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes -SIRECI-

FECHA: 26 de diciembre de 2023

De acuerdo con los numerales 7 y 9 del artículo 12 del Decreto 1064 de 2020, corresponde a esta Dirección Jurídica las funciones de: formular directrices para los asuntos jurídicos del Ministerio, que aseguren la unidad de criterio jurídico en la entidad, y analizar, proyectar y conceptuar, en lo de su competencia, sobre los demás asuntos que le asignen en relación con la naturaleza del Ministerio.

De otra parte, el numeral 3 del artículo 2.2.3.4.1.7. del Decreto 1069 de 2015, “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”, fija en cabeza del jefe de la oficina asesora jurídica de la entidad o quien haga sus veces, la función de “Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Conforme al artículo 2.2.3.4.1.10 del mismo decreto, son funciones del apoderado del Estado frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - EKOGUI, entre otras, las siguientes:

(...)

4. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

De la norma en cita queda claro que, tanto calificar el riesgo como calcular el valor de la provisión contable son funciones que competen únicamente al abogado, en tanto es quien tiene el conocimiento del proceso judicial a su cargo.

Con relación a la metodología para llevar a cabo el ejercicio de calificación del riesgo y provisión contable, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, expidió la Resolución 353 de 2016, por medio de la cual se adoptó una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales en su contra, la cual fue adoptada por el MinTIC y FuTIC.

Como parte del proceso de mejora continua de las entidades y con el fin de fortalecer la defensa jurídica de las mismas, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado actualizó la metodología contenida en la Resolución 353 de 2016, a partir de un trabajo en conjunto con la Contaduría General de la Nación, en lo referente a la calificación de riesgo procesal y al cálculo de la obligación contingente para los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales.

La nueva metodología fue adoptada mediante la Resolución 431 de 2023 y puesta a disposición de las entidades públicas del orden nacional y territorial con el fin de que pueda ser tenida en cuenta para el cálculo de la obligación contingente de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en su contra, lo cual ha sido incorporado en la parametrización del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI, y en tal sentido debe ser tenida en cuenta por los apoderados de la entidad para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015.

En el marco de las anteriores facultades legales, esta Dirección Jurídica emite los siguientes lineamientos:

LINEAMIENTOS PARA LA CALIFICACIÓN DEL RIESGO Y CÁLCULO DE LA OBLIGACIÓN CONTINGENTE DE PROCESOS JUDICIALES

1. Para efectos del ejercicio de la calificación del riesgo y cálculo de la obligación contingente de procesos judiciales del MinTIC y FuTIC, deberá aplicarse la metodología establecida en la Resolución 431 de 2023, toda vez que ésta contiene los elementos que deben ser tenidos en cuenta por lo apoderados de la entidad para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015.

2. El ejercicio de calificación del riesgo y cálculo de la obligación contingente de procesos judiciales, se realiza a través del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI, el cual se encuentra parametrizado conforme a la metodología que para el efecto diseñó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que a la fecha se encuentra adoptada a través de la Resolución 431 del 28 de julio de 2023, de la cual se destaca que:

- En ningún caso se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante

- La metodología para la determinación de la obligación contingente relacionada con los procesos judiciales excluye los procesos:

a) en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante;

b) aquellos en donde no hay pretensión económica que genere erogación;

c) las acciones constitucionales, excepto la reparación de los perjuicios causados a un grupo;

d) de nulidad simple;

e) de nulidad electoral,

f) de nulidad por inconstitucionalidad;

g) de control inmediato de legalidad;

h) ejecutivos conexos; y

i) las conciliaciones judiciales y los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia

3. El ejercicio de calificación del riesgo y cálculo de la obligación contingente de procesos judiciales, deberá realizarse en las siguientes oportunidades.

a. El primer ejercicio de calificación debe ser realizado a partir de la notificación de la demanda y antes de que sea contestada(1).

b. Sucesivamente, la calificación del riesgo y la determinación del valor de la obligación contingente debe ser realizada por el abogado como mínimo trimestralmente, dentro de los últimos cinco (5) días calendario de los meses de marzo, junio, septiembre; y dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al inicio de la vacancia judicial en el mes de diciembre.

Para el caso de los procesos arbitrales, dicha calificación deberá realizarse entre el 26 y el 30 de diciembre de cada anualidad.

Lo anterior, sin perjuicio que, cuando se presente alguna actuación procesal relevante que deba ser tenida en cuenta en el ejercicio para la calificación del riesgo y el cálculo de la obligación contingente, deba ser ajustada en cualquier tiempo. Esto con el fin que el cálculo de la obligación contingente refleje la realidad más actualizada del proceso judicial a cargo.

4. El ejercicio de calificación y cálculo de la obligación contingente se realiza respecto de procesos activos, toda vez que corresponde a un ejercicio de análisis de riesgo de pérdida del proceso y en tal sentido, al darse la terminación del proceso el riesgo se entiende materializado a favor o en contra de la Entidad. Por ello, previo a realizar el ejercicio de calificación y cálculo de la obligación contingente es imprescindible que el apoderado realice el registro de las actuaciones del proceso en el sistema eKOGUI, junto con el cargue de los soportes de la misma.

5. El primer análisis que debe realizar el apoderado al momento de elaborar la calificación del riesgo es determinar el año estimado de la terminación del proceso, para lo cual debe aplicar las reglas de la experiencia según el tipo de proceso, la jurisdicción ante la cual curse, el análisis de las pruebas a practicar, entre otros; aspecto que impacta directamente en la indexación de las pretensiones o valor económico del proceso así como del valor a registrar en caso de riesgo de pérdida alto que implique el registro de la obligación contingente como provisión contable.

6. Para el ejercicio de calificación del riesgo de pérdida del proceso, el apoderado deberá tener en cuenta los criterios establecidos en la Resolución 431 de 2023, y realiza un juicioso análisis de los mismos para el caso concreto, así:

Por defecto, la ponderación de los cuatro criterios para el sistema EKOGUI es del 25% para cada uno, sin embargo, en casos específicos ese porcentaje puede ser ajustado si de acuerdo con la experiencia profesional del abogado, conocimiento del proceso a su cargo y a decisiones judiciales previas, se considere que cierto criterio puede tener una mayor relevancia.

A modo de ejemplo, si el abogado conoce que determinado cuerpo colegiado o despacho judicial generalmente produce providencias en contra de la administración, o tiene una posición jurídica distinta a la defendida en la estrategia por la entidad, la ponderación asociada al criterio de riesgos procesales podría ser razonadamente incrementada.

Debe tenerse en cuenta que, siempre la suma de los porcentajes de ponderación debe ser el 100%.

Todo proceso que se pierda por la entidad en primera instancia y no cuente con sentencia ejecutoriada, se debe calificar con riesgo alto y provisionar por el valor total de la condena.

7. Teniendo en cuenta que el resultado de la calificación del riesgo procesal da lugar a la determinación del registro contable del contingente judicial, es obligación del apoderado determinar, validar y ajustar - si es del caso - el valor de las pretensiones de la demanda; en los procesos con pretensiones indeterminadas el apoderado deberá realizar el ejercicio de determinación de las pretensiones, teniendo en cuenta, entre otros, datos históricos de casos o procesos análogos y sentencia condenatorias precedentes.

En los casos en que no sea posible su determinación deberá ingresarse como valor de pretensión $0.

8. El “porcentaje de ajuste condena/pretensión” es aquel valor porcentual que, según el juicio experto del apoderado, frente a las pretensiones de la demanda tendría que pagar la Entidad, en caso de que las resultas del proceso sean desfavorables.

Así pues, es probable que se presenten procesos en los cuales exista una probabilidad alta, de pérdida, pero ante la falta de prueba del perjuicio, el porcentaje de ajuste a la condena disminuya o incluso sea “cero”; caso en el cual, aunque se encuentre registrado valor económico del proceso y exista riesgo de pérdida alto, el valor de la obligación contingente sea cero o menor al valor indexado de las pretensiones, pues no puede perderse de vista que el valor de pretensiones es diferente al valor del contingente a registrar como provisión contable o cuentas de orden, pues el valor de las pretensiones corresponde a lo solicitado por la parte demandante, lo cual puede carecer de sustento jurídico o probatorio; mientras que el valor del contingente es el resultado del ejercicio de calificación del riesgo procesal que realiza el apoderado en aplicación a las reglas establecidas en la metodología diseñada por la ANDJE.

LINEAMIENTOS PARA EL REPORTE DE LAS OBLIGACIONES CONTINGENTES EN PROCESOS JUDICIALES PARA REGISTRO CONTABLE POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

1. Aquellos procesos cuyo ejercicio de calificación del riesgo arroje como resultado de probabilidad de pérdida alta del proceso serán reportados trimestralmente a la Subdirección Financiera, para que sean registrados en la cuenta de gasto “provisiones y litigios”, así como los procesos con riesgo de pérdida media o baja; los cuales serán registrados como “cuentas de orden”.

De igual forma, se remitirá la relación de los procesos en los que la entidad interviene como parte demandante para su registro como “Activo contingente”

2. Dentro del término con que cuenta el apoderado para realizar el ejercicio de calificación y cálculo de la obligación contingente, el Coordinador del GIT de Procesos Judiciales y Extrajudiciales deberá solicitar que desde el usuario de administrador de la plataforma eKOGUI se descargue el reporte de procesos activos, a efecto de validar que los abogados a cargo hayan realizado el proceso de calificación de riesgo procesal en los tiempos requeridos y solicite los ajustes que resulten necesarios cuando evidencie errores en el registro sin que pueda intervenir en el proceso de calificación que deba generar el abogado, labor que solo le corresponde a este como responsable del expediente judicial o arbitral.

3. De resultar procedente a criterio del apoderado, los ajustes solicitados deberán realizarse por parte de éste de forma inmediata y en todo caso, hasta el penúltimo día calendario del mes, para que el reporte que genere la plataforma contenga todos los cambios ejecutados.

En caso de que el apoderado considere improcedente el ajuste requerido, deberá informarlo y justificarlo al Coordinador de GIT de Procesos Judiciales y Extrajudiciales dentro del mismo término antes indicado.

4. Agotada la gestión indicada en los numerales 2 y 3, el último día calendario de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada anualidad, el Coordinador del GIT de Procesos Judiciales y Extrajudiciales solicitará que desde el usuario de administrador de la plataforma eKOGUI se descargue el reporte de procesos activos el cual constituye el único insumo válido para la elaboración del reporte en formato Excel que debe ser remitido a la Subdirección Financiera para la revelación en los estados financieros de la entidad, el cual deberá contener:

Procesos con riesgo de pérdida alto cuya obligación contingente se debe registrar como provisión contable

a. La identificación del proceso: radicado, demandante y medio de control

b. Valor de pretensión inicial e indexada y valor económico inicial e indexado

c. Criterios de calificación del riesgo procesal y probabilidad de pérdida

d. Fecha de admisión de la demanda

e. Año estimado de terminación

f. Tipo de registro

g. Valor de provisión contable reportado en el trimestre inmediatamente anterior y valor de provisión para el trimestre a reportar

h. Justificación de la variación en el valor del contingente a registrar como provisión contable

i. Descripción del objeto del proceso y estado actual del mismo

j. Justificación del registro como provisión contable

k. Indicación de la tasa de descuento aplicable

Procesos con riesgo de pérdida medio o bajo cuya obligación contingente se debe registrar como cuenta de orden.

a. La identificación del proceso: radicado, demandante y medio de control

b. Valor de pretensión inicial e indexada y valor económico inicial e indexado

c. Criterios de calificación del riesgo procesal y probabilidad de pérdida [media o baja]

d. Fecha de admisión de la demanda

e. Año estimado de terminación

f. Tipo de registro

g. Valor presente de contingente

En caso de considerarlo necesario, el reporte podrá estar acompañado de un documento anexo explicativo del ejercicio realizado.

5. El reporte descrito en el numeral anterior debe ser remitido a la Subdirección Financiera, por el Coordinador del GIT de Procesos Judiciales y Extrajudiciales para la elaboración de las conciliaciones financieras que sirven de soporte para los estados financieros de la Entidad dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de los meses de abril, julio y octubre, y dentro de los primeros diez (10) hábiles del mes de enero de cada anualidad.

6. Es importante precisar que la información que se reporte tanto a los órganos de control como a las instancias internas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones debe tener como soporte la información que se encuentra consignada en el sistema eKOGUI, sin que puedan adelantarse herramientas alternas con los datos que allí reposan, con el objetivo de evitar disparidad, incongruencia o inconsistencias en lo que tiene que ver con la calificación de riesgo procesal y la estimación de la provisión contable que realizan los abogados.

LINEAMIENTOS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE LA CUENTA E INFORMES - SIRECI-.

Atendiendo que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha creado una herramienta que permite obtener el insumo para el diligenciamiento del reporte F9- Procesos Judiciales del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes - SIRECI -, a partir de la información registrada en el sistema eKOGUI, el Coordinador de Procesos Judiciales y Extrajudiciales deberá:

1. Solicitar desde el usuario de administrador de la plataforma eKOGUI el reporte denominado “Reporte insumo F-9”.

2. Diligenciar el formato F9 establecido por la Contraloría General de la República para la rendición electrónica de la cuenta validando que lo allí registrado corresponda a la información efectivamente consolidada en el insumo facilitado en eKOGUI denominado “Reporte insumo F9”.

3. Reportar para tales efectos a la Oficina de Control Interno que la información consignada se diligenció con fundamento en este insumo y que corresponde a los datos suministrados por la plataforma Ekogui. Así mismo, que estos valores corresponden a los reportados a la Subdirección Financiera para la elaboración de los estados financieros de la entidad.

Cordialmente,

Documento firmado digitalmente

LUCAS QUEVEDO BARRERO

Director Jurídico

REGISTRO DE FIRMAS ELECTRÓNICAS

Circular 033 de 2023 – calificación y provisión _ diciembre 2023

Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones

Gestionado por: azsingn.com.co

Id Acuerdo: 20231226-180437-b05037-11421798

Estado: Finalizado

Creación: 2023-12-26 18:04:37

Finalización: 2023-12-26 18:05:02

Aprobación: Firmante

LUCAS QUEVEDO

79784944

Iquevedo@mintic.gov.co

Abogado

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Inciso segundo del artículo 7 de la Resolución 431 de 2023.

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"Compilación Juridica MINTIC"
ISSN [2745-2646]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)

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