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CIRCULAR 4 DE 2021

(enero 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

PARA:SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES- CONTRATISCAS DEL MINISTERIO/FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.
ASUNTO:Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo MINTIC/ FONDO ÚNICO DE TIC 2021.

Apreciados servidores públicos y contratistas,

Divulgamos para su conocimiento, el Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo vigencia 2021, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución No. 312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, en los cuales se establece el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus respectivos estándares, para todos los empleadores públicos y privados.

El plan fue estructurado teniendo en cuenta el sondeo de necesidades manifestadas por el personal y las recomendaciones que resultaron de la revisión realizada por la Administradora de Riesgos Laborales ARL Positiva, en el mes de diciembre de 2020.

Con las actividades planteadas seguiremos contribuyendo al mejoramiento de la Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo un entorno de prevención y promoción de seguridad, salud y estilos de vida saludable para todos los servidores y contratistas del Ministerio.

Cordialmente,

ADRIANA VANESSA MEZA CONSUEGRA

Secretaria General

ANEXO.

PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021

PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG - SST
OBJETIVOS
*Documentar, Implementar y mantener las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019 de los estándares mínimos del SG-SST con el fin de garantizar la gestión frente a los accidentes de trabajo y enfermedades laborales en el Ministerio TIC.
*Planificar las actividades para lograr los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Ministerio TIC, para la protección y promoción de la salud de los funcionarios, en cumplimiento de la normatividad y políticas institucionales
METAINDICADOR
Cumplir entre el 90% y 100% de las actividades programadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para la vigencia.(Actividades de seguridad y salud en el trabajo contempladas en el Plan ejecutadas / Total de actividades contempladas en el Plan) x 100
RESPONSABLES
Subdirección para la Gestión del Talento Humano
CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADDESCRIPCIÓNTRIMESTRERECURSOSRESPONSABLE
 1234 
AUTOEVALUACIÓNGenerar evaluación inicial del SG - SST 2021
Autoevaluación realizada por la Entidad con el fin de identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo para establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente
X PropioEncargado SST
PLAN DE TRABAJOGenerar firma de aprobación del plan de trabajo del SGSST año 2021X PropioSubdirector para la Gestión del Talento Humano
POLITICAPublicar Política en Seguridad y Salud en el Trabajo » Publicada en el lugar de trabajo y es accesible para todas las partes interesadasX PropioEncargado SST
Divulgar Política en Seguridad y Salud en el Trabajo
Registros de su divulgación a todos los trabajadores
Permanente en cada inducción, capacitaciónPropioEncargado SST
Generar la revisión de la Política actual, teniendo en cuenta su periodicidad anual XPropioEncargado SST
PROGRAMA ESTILOS DE VIDA
SALUDABLE
Implementación programa de estilos de vida saludable, riesgo cardiovascular, salud visual e incluyendo los aspectos relacionados con la prevención del consumo de tabaco, alcohol y drogasX Propio - ARLEncargado SST
IFuncionarios: Reporte de condiciones de salud de la IPS contratadaX Propio - ARLEncargado SST
 Determinar principales diagnósticos encontrados en exámenes médicos ocupacionalesX Propio - ARLEncargado SST
 Ausentismo e Incapacidades: Análisis de diagnósticosX Propio - ARLEncargado SST
IIAnálisis y clasificación de la información con profesional de la ARLX Propio - ARLEncargado SST
 Agrupar población de acuerdo con nivel de riesgoX Propio - ARLEncargado SST
 Determinar actividades y generar un cronogramaX Propio - ARLEncargado SST
 Sensibilizacióncada mesPropio - ARLEncargado SST
IIISeguimiento a resultado de indicadores de cobertura, eficaciacada mesPropio - ARLEncargado SST
IVAcciones de mejoraCuando aplique según resultados de indicadoresPropio - ARLEncargado SST
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDADImplementación Resolución 882 de 2020, ejecución de controles, diseño e implementación de nuevos requisitos según normativa aplicablecada mesPropioEncargado SST
REPORTE
CONDICIONES
Ampliar la matriz de seguimiento a condiciones reportadas, incluyendo nuevos indicadores y evidenciando la eficacia de las medidas tomadascada mesPropioEncargado SST
IAnálisis de indicador cobertura, eficaciacada seis mesesPropioEncargado SST
IIAcciones de mejoraCuando aplique según resultados de indicadoresPropioEncargado SST
REPORTE
INCIDENTES
Generar campañas de divulgación y sensibilización para el reporte y consolidación de incidentesEn el marco de la Semana de la SaludPropioEncargado SST
IConsolidado de incidentes reportadoscada mesPropioEncargado SST
IIAnálisis de indicador cobertura, eficaciacada mesPropioEncargado SST
IIIAcciones de mejoraCuando aplique según resultados de indicadoresPropioEncargado SST
PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
COMITÉ DE
CONVIVENCIA
LABORAL
IDesarrollar capacitaciones para el Comité en los siguientes temas: Riesgo Psicosocial, Ley 1010, Funcionamiento del comitéCuando aplique según las reuniones del ComitéPropioEncargado SST
RENDICION
CUENTAS
Ejecutar un ejercicio anual de rendición de cuentas (resultados del SGSST) ante la alta dirección del MinisterioX PropioEncargado SST
ACTUALIZACION
MATRIZ DE
PELIGROS - TELETRABAJO
Evidenciar la participación de trabajadores de todos los niveles y teletrabajadores en la identificación y valoración de riesgos, tomando como base la metodología establecida en la Entidad XPropioEncargado SST
InternoDefinir el formato para reportar peligros y su aplicación virtual XPropioEncargado SST
 Aplicación del formato XPropioEncargado SST
 Tabular información XPropioEncargado SST
 Actualizar matriz XPropioEncargado SST
 Publicar resultado XPropioEncargado SST
ExternoDefinir el formato para reportar peligros y su aplicación virtual XPropioEncargado SST
 Aplicación XPropioEncargado SST
 Tabular información XPropioEncargado SST
 Actualizar matriz XPropioEncargado SST
 Publicar resultado XPropioEncargado SST
INDICADORESSeguimiento de Indicadores según frecuencia de mediciónCada mesPropioEncargado SST
COPASSTDiseñar cronograma de actividades 2021 (cronograma de investigaciones, programa de inspecciones planeadas y no planeadas)X PropioEncargado SST
Divulgación cronogramaX PropioEncargado SST
INSPECCIONESDiseñar cronograma de inspecciones (Instalaciones, elementos en caso de emergencias)X PropioEncargado SST
CAPACITACIÓNDiseñar e implementar el plan de capacitación de SST
Fuente (Principales peligros, causas de accidentes, causas de ausentismo, Dx. condiciones de salud, salud pública, últimos requisitos legales aplicables)
X PropioEncargado SST
REVISIÓN REQUISITOS SST EXTERNOS -
TERCEROS
Revisar e implementar funciones y responsabilidades en SST (Contratistas Externos)
Revisión funciones y responsabilidades contratistas externos Asegurar con la oficina de Contratación, la inclusión de los requisitos legales relacionados con SST, en los contratos que se celebren por la Entidad, según Resolución 0312 del Mintrabajo
XX PropioEncargado SST
MEDICIONES
AMBIENTALES
Planear y desarrollar mediciones ambientales enfocadas en iluminaciónX PropioEncargado SST
EPPIncluir dentro de la verificación del uso, reposición y características técnicas de los elementos de protección personal a los subcontratistasX PropioEncargado SST
IA través de la Coordinación de Gestión de Servicios Administrativos, solicitar formalmente a cada subcontratista las evidencias de uso, reposición y características técnicas de los EPP entregados a este personalX PropioEncargado SST
AUDITORIASGeneración, seguimiento y cierre de acciones resultantes auditoria al SGSST 2019X PropioEncargado SST
Gestionar auditoria al SGSST, por parte de proveedor de la ARL con la competencia para el tema Planificación de la auditoria con el COPASST XPropioEncargado SST
REVISION POR LA
ALTA DIRECCION
Presentar a la Alta Dirección los resultados de la implementación del plan SGSST de la vigencia anteriorX PropioEncargado SST
Presentar a la Alta Dirección los resultados de la implementación del plan SGSST de la vigencia presente XPropioEncargado SST
PROCEDIMIENTOSDivulgar el plan de trabajo anual 2021 en SST: Con objetivos, metas, responsabilidades, recursos, cronograma y firmado por Representante LegalX PropioEncargado SST
Establecer recursos del SG - SST
Implementación y publicación del registro de seguimiento a los recursos para la implementación y mantenimiento del SG-SST.
X PropioEncargado SST
PERFILES DE
CARGOS
Informar al proveedor de exámenes médicos los perfiles de cargos con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor respectiva.X PropioEncargado SST
ACTUALIZACION MATRIZ LEGALImplementar procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos normativos aplicables:
» Implementar y divulgar procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otra índole en SST aplicables en el MINTIC
X PropioEncargado SST
IRevisión y actualización periódica de matriz de requisitos legalescada mesPropioEncargado SST
IIPlanes de acción resultado de la verificación al cumplimiento de los requisitos legales en SSTCuando aplique según verificaciónPropioEncargado SST
PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
IIIComunicación de información pertinente de los requisitos normativos aplicables en SST a las personas del MINTIC y partes interesadas pertinentes - SensibilizaciónCuando aplique según verificaciónPropioEncargado SST
MANTENIMIENTO Y EQUIPOS / ALTURASApoyar la implementación del programa de mantenimiento de instalaciones y equipos
Plan de trabajo (cronograma con evidencias de ejecución) en aspectos de SST
cada mesPropioEncargado SST
Implementación Programa de Gestión Trabajo en Alturascada mesPropioEncargado SST
PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGORevisión anual, actualización de acuerdo con los aspectos identificadosXX PropioEncargado SST
BRIGADA
EMERGENCIAS
Convocatoria y entrenamiento nuevos y antiguos brigadistas (según plan de capacitación con ARL y demás entidades)cada mesPropioEncargado SST
Afianzar control de visitantes, inclusión de información a requerir de dicha población (celular en caso de emergencia, EPS y ARL)
Generar base de datos con información en caso de emergencias para población de planta y contratista
X PropioEncargado SST
Actualizar video de normas de seguridad para el auditorio y salas de capacitaciónX PropioEncargado SST
MIGDiseño e implementación Sistema de Gestión SST bajo lineamientos ISO 45001:2018
Vincular en el procedimiento actual los elementos aplicables de SST
- Generación de acciones de acuerdo con: cumplimiento de objetivos, intervención de riesgos, resultados de auditorías, recomendaciones por trabajadores o COPASST, resultados de programas de gestión de promoción y prevención, cambios de legislación y resultados de revisión por la dirección.
Cada mes según plan de trabajo de implementación del SIGPropioEncargado SST
COMPETENCIAS SSTEvaluar las competencias de SST
Mecanismo o procedimiento para evaluar las competencias de SST de todos los trabajadores
Evaluaciones en Inducción, Capacitaciones SST, Brigadistas, COPASST
 XPropioEncargado SST
INDUCCION SSTRevisión presentación de la inducción (modulo Universidad Corporativa)X PropioEncargado SST
Generar evaluaciones y listados de asistenciacada mesPropioEncargado SST
TAREAS CRITICASImplementar normas y estándares de seguridad
Divulgación de normas (Desplazamiento seguro por pasillos y áreas comunes) y estándares de seguridad (Trabajo en alturas, manipulación de sustancias químicas y seguridad para desplazamientos en misión, participación en entrenamientos y eventos deportivos)
Periódicamente de acuerdo con la ejecución de las actividades involucradasPropio - ARLEncargado SST
PVE -DMEImplementar programa de vigilancia epidemiológica (PVE de desórdenes musculo esqueléticos)
- Prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones de trabajo remoto en casa: Talleres virtuales de prevención de alteraciones Osteomusculares y articulares
- Inspecciones a puestos de trabajo y ergonomía
- Reporte de estado de salud (presencial y virtual)
- Charla mensual de 1 hora con TIPS de hábitos de vida saludable: Nutrición, actividad física y su relación con las patologías o alteraciones metabólicas.
- Pausas activas, ejercicio durante la jornada laboral, tips sobre cómo debe ser el lugar de trabajo: Sesiones semanales con rutinas de pausas virtuales. 2 sesiones de 15 minutos (asistencia libre)
- Verificación de las condiciones para el teletrabajo (puesto de trabajo, factores físicos, ambientales, tecnológicos, etc) capacitaciones de ARL- afianzamiento de pausas activas- protección y cuidado de accidentes laborales y en casa.
- Programa de acondicionamiento físico para personas con comorbilidades
Indicadores y análisis
Planes de acción de mejora
cada mesPropio - ARLEncargado SST - Fisioterapeuta ARL
PSICOSOCIALIPlan de intervenciónDe acuerdo al Plan de Bienestar y Plan de trabajo con la ARLPropio - ARLPsicologa Esp. En SO - Profesional ARL
IIActividades de intervenciónPropio - ARLPsicologa Esp. En SO - Profesional ARL
SEGURIDAD VIALApoyar la implementación del plan estratégico de seguridad vial
Apoyo en la implementación, cronograma 2021
cada mesPropioEncargado SST
ICronograma Capacitaciones - (Intermediario de seguros, ARL)cada mesPropioEncargado SST
Seguimiento Biciusuarioscada mesPropioEncargado SST
ACTIVIDADES ENMARCADAS BAJO EL PLAN DEIDía mundial de la seguridad y salud en el trabajoX Propio - ARLEncargado SST - Profesionales ARL
IISemana de la seguridad y salud en el trabajoX Propio - ARL - Caja de
Compensación
Encargado SST - Profesionales ARL
IIIDía nacional de la salud en el mundo del trabajo XPropio - ARLEncargado SST - Profesionales ARL
IVDía mundial del corazón - prevención de enfermedades cardiovasculares XPropio - ARLEncargado SST - Profesionales ARL
PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2021
VDía mundial del lavado de manos XPropio - Caja de CompensaciónEncargado SST - Profesionales Caja de Compensación
VIDía Internacional Contra el Cáncer de Seno XPropio - ColsanitasEncargado SST - Profesionales Colsanitas
VIIPrograma de Acondicionamiento Físico - Gimnasiocada mesCaja de CompensaciónEncargado SST - Profesionales Colsanitas
PROCESOS DE CONTRATACIONProceso de contratación para Exámenes MédicosX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IGeneración de documentos inicialesX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IIRadicación en contratación - Proceso respectivoX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
Proceso de contratación para área protegidaX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IGeneración de documentos inicialesX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IIRadicación en contratación - Proceso respectivoX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
Proceso de contratación para Elementos de Bioseguridad - BrigadaX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IGeneración de documentos inicialesX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IIRadicación en contratación - Proceso respectivoX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
Proceso de medición de riesgo psicosocialX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IGeneración de documentos inicialesX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
IIRadicación en contratación - Proceso respectivoX PropioEncargado SST - Abogado GTH - Abogado Gestión Contractual
AFILIACIONESAfiliaciones ARL personal planta y contratistacada mesPropioEncargado SST
INCAPACIDADESRadicación y seguimiento en ARL al trámite de incapacidades por AT / ELcada vez que apliquePropioEncargado SST
AUTORIZACIONES
NOMBREFECHACARGO
ElaboróAlfonso Anibal BendekSubdirector para la
Gestión del Talento Humano- Encargado SST
RevisóAlfonso Anibal BendekSubdirector para la
Gestión del Talento Humano
AprobóAdriana Vanessa Meza ConsuegraSecretaria General
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS
PLAN SST 2021

Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo:20210129-182817-0760f2-62565511Creación:2021-01-29 18:28:17
Estado:FinalizadoFinalización: 2021-01-29 21:50:02Escanee el código para verificación
Firma: SECRETARIA GENERAL

ADRIANDA MEZA CONSUEGRA
ameza@mintic.gov.co
Secretaria General
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Firma: SUBDIRECTOR PARA LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

ALFONSO ANIBAL BENDEK 1045702174
abendek@mintic.gov.coSubdirector para la Gestión del Talento Humano
MINTIC

Firma: SUBDIRECCIÓN PARA LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO- ENCARGADO DE SST

ALFONSO ANIBAL BENDEK 1045702174
abendek@mintic.gov.coSubdirector para la Gestión del Talento Humano
MINTIC
REPORTE DE TRAZABILIDAD
PLAN SST 2021

Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones gestionado por: azsign.com.co
Id Acuerdo: 20210129-182817-0760f2-62565511Creación:
2021-01-29 18:28:17
Estado:FinalizadoFinalización: 2021-01-29 21:50:02Escanee el código para verificación
TRAMITEPARTICIPANTEESTADOENVIO, LECTURA
Y RESPUESTA
FirmaALFONSO ANIBAL BENDEK
abendek@mintic.gov.co
Subdirector para la Gestión del Talento Humano
MINTIC
AprobadoEnv.: 2021-01-29 18:28:17 Lec.: 2021-01-29 18:29:57 Res.: 2021-01-29 18:30:30
IP Res.: 200.91.211.130
FirmaALFONSO ANIBAL BENDEK
abendek@mintic.gov.co
Subdirector para la Gestión del Talento Humano
MINTIC
AprobadoEnv.: 2021-01-29 18:30:30 Lec.: 2021-01-29 18:30:47 Res.: 2021-01-29 18:30:56
IP Res.: 200.91.211.130
FirmaAdriana Meza Consuegra
ameza@mintic.gov.co
Secretaria General
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Co
AprobadoEnv.: 2021-01-29 18:30:56 Lec.: 2021-01-29 18:46:01 Res.: 2021-01-29 21:50:02
IP Res.: 186.28.21.218
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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Compilación Juridica MINTIC"
ISSN [En linea]
Última actualización: 5 de julio de 2022 - (Diario Oficial No. 52066 - 15 de junio de 2022)

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